Formatleiste. Dies ist die Standard-Formatleiste für alle Module von OpenOffice.org. Sie ermöglicht die Zuteilung von Schriftarten, Farben, Ausrichtung, usw. der eingegebenen Daten.

Formelleiste. Wird zum Einfügen, Editieren und Entfernen von Formeln in Zellen benutzt.

Arbeitsfläche. Hier geben Sie Ihre Daten (Zahlen, Daten, Formeln, Bilder, usw.) ein.

Alles auswählen. Ein Klick auf das kleine Feld in der obersten linken Ecke der Arbeitsfläche markiert alle Zellen des Arbeitsblattes in einem Schritt. Das ist sehr hilfreich bei Formatierungen oder Änderungen, die das gesamte Arbeitsblatt betreffen, wie beispielsweise das Ändern der Schriftgröße aller Zellen auf 10 Punkte (pts).

Arbeitsblatt-Umschalter und Tabs. Eine Tabellendatei kann mehr als ein Arbeitsblatt enthalten. Mit Hilfe dieser Schaltknöpfe können Sie sich innerhalb des Dokumentes von Arbeitsblatt zu Arbeitsblatt bewegen. Die Funktionen sind (von links nach rechts): Zum ersten Blatt, Ein Blatt zurück, Zum nächsten Blatt und Zum letzten Blatt. Sie können dazu auch die Arbeitsblatt-Reiter (Tabs) verwenden.

Zur Dateneingabe in eine Zelle (Text oder Zahlen) bewegen Sie sich zur gewünschten Zelle, geben die Daten ein und drücken zum Abschluss auf Enter.

Die automatische Vervollständigung erleichtert die Dateneingabe durch das „Erraten“ des Inhaltes der nächsten Zelle auf der Basis der aktuellen Zelle. Das funktioniert mit allen Daten, die einer einfachen Reihe von integralen Zahlen zugeordnet werden können.

Um diese Funktion zu nutzen, positionieren Sie den Mauszeiger auf dem „Auto-Füllgriff“ (der kleine schwarze Punkt am unteren rechten Ecke der Zelle), klicken darauf und ziehen die Zelle in die gewünschte Richtung. Die Zellwerte werden dabei in einem Popup-Fenster angezeigt (siehe Abbildung 3.3, „Vereinfachung der Dateneingabe durch Auto-Vervollständigung“). Wenn der gewünschte Wert erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

Bereits vorhandene Daten in Zellen können auch nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Markieren Sie dazu die entsprechenden Zellen und öffnen dann den Sortier-Dialog über das Menü: Daten → Sortieren. Spezifizieren Sie die Sortierart und -reihenfolge sowie weitere Optionen und klicken Sie abschließend auf OK.

Mit Formeln kann man Abläufe in einem Kalkulationsblatt so automatisieren, dass man beispielsweise komplexe Simulationen durchführen kann. Innerhalb einer Zelle werden Formeln durch das Voranstellen des Zeichens = eingeleitet. Alles Andere wird als „unveränderliche“ Daten gewertet.

Die Operationen folgen den Konventionen der algebraischen Notation, d.h., dass zum Beispiel bei =3*A25+4*(A20+C34/B34) der Wert in Zelle C34 durch den Wert in Zelle B34 geteilt wird, zu dem Ergebnis der Wert von A20 addiert und das Ganze mit 4 multipliziert wird. Zum Schluss wird das Ergebnis von 3 mal A25 hinzugefügt. So können komplexe Ausdrücke durch die Benutzung von simplen Basisoperationen etwas vereinfacht werden.

OpenOffice.org Calc stellt Ihnen eine Menge vorgefertigter Funktionen für Ihre Formeln zur Verfügung. Gehen Sie auf Entdeckungsreise, benutzen Sie den Menüeintrag Einfügen → Funktion.

Je mehr Informationen ein Kalkulationsblatt enthält, desto schwieriger wird es, den Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten zu erkennen und zu verstehen: zu viele Zahlen und zu wenig Gehalt. Die beste Lösung dieses Problems ist die grafische Präsentation der Daten, das Diagramm.

Wie bei allen Funktionen der Datenanalyse müssen Sie auch hier zuerst den Datenbereich markieren, den Sie in der Grafik darstellen wollen. Also wählen Sie einen Datenbereich aus und starten Sie mit Einfügen → Diagramm den Diagramm-Assistenten.

Wählen Sie nun den Diagrammtyp, die Variante, den Titel, die Achsenbeschriftungen, usw. und klicken Sie auf Fertig stellen, um das Diagramm zu erstellen und in das Kalkulationsblatt einzufügen (siehe Abbildung 3.4, „3D-Diagramm innerhalb des Kalkulationsblattes“).